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规章制度

瑞安社区学院档案管理制度

时间:2008/12/30 9:20:02  作者:瑞安社区学院  来源:  查看:104  评论:0
内容摘要:一、档案保管制度1、档案实行专人管理,严格保管档案箱、橱钥匙,不得带至办公室外,非档案管理人员不得随便开启档案箱、橱。2、不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案,不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况。3、科学管理档案,档案查阅完毕,随时归还原处;档案按保管期结合...

一、档案保管制度

1、档案实行专人管理,严格保管档案箱、橱钥匙,不得带至办公室外,非档案管理人员不得随便开启档案箱、橱。

2、不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案,不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况。

3、科学管理档案,档案查阅完毕,随时归还原处;档案按保管期结合年代排列存放,资料按类别排列存放。

4、档案箱、橱进行统一编号,自门口开始从左至右,自上而下编号,并插上查找案卷指引卡。

5、维护档案安全,每个箱橱必须保持整洁,并放置防霉去虫剂。

6、档案人员调动工作时,应在离职前办理交接手续。

二、档案保密制度:

1、档案工作人员必须严格遵守纪律,保守秘密,不得擅自扩大档案利用范围,不得泄露档案内容。

2、严格档案借阅制度,健全手续,做到万无一失。

3、不利于保密的地方不得存放机密文件和资料。

4、不得擅自摘录、复制档案内容,不得私自将机密文件和档案带回家中和公共场所查阅。

5、不在普通电话、明码电报、通信中涉及档案机密。

三、档案借阅制度

1、外单位查、借档案,必须持单位介绍信,审明查档案原因,经本单位分管档案领导批准后可准予查阅。

2、本单位人员查阅涉入本单位机密的有关档案,须经领导批准后方可查阅。

3、查、借档案者必须认真填写借阅登记簿。

4、查借档案者要爱护档案,不准在卷内涂改、勾画、撕拆、抽取档案。

5、查阅档案一律在本单位内查阅,原件一般不得借出,如特殊情况需外借者,须经领导批准,限十天内归还,并办理借阅登记手续。

6、档案归还时,档案工作人员应清点无误后签收,发现问题要查明原因,报领导处理。

四、档案鉴定制度:

1、按期对档案保管满15年的短期档案进行鉴定工作。

2、鉴定工作要在分管领导下的主持下,由分管领导、业务人员、档案人员组成鉴定小组,逐卷进行鉴定,鉴定后要写出鉴定报告并注明鉴定日期。

3、对鉴定后继续保存的档案要调整保管期限,并在备考表中注明鉴定时间、意见,由小组负责人签字。

4、对鉴定后需要销毁的档案,必须办理批准手续,写出书面报告,编制销毁清册,报有关领导批准。

5、销毁档案时要有2个监销,监销人要在销毁清册上签字盖章,填上日期。

五、档案移交制度:

1、档案室应按有关规定向上级档案馆移交档案。

2、应移交的档案包括文书档案、教学档案、会议档案等各门类、载体的具有永久、长期保存价值的全部档案。

3、档案移交时应将目录卡片等检索工具及编制的组织沿革、全宗介绍、文件汇编、参考资料等随同一起移交。

4、交接双方必须根据移交目录清点核对,并在交接文据上签字盖章。

5、档案人员调动工作时,也必须办理上述移交手续,并经分管领导签字认证后方可离开岗位。

六、档案立卷归档制度

1、本部门在工作活动中形成和使用的各种有保存价值的文件以及其它有关材料、录章录像带、照片、文电等应立卷归档。

2、必须按本部门立卷归档分类方案,将各种有保存价值的文件材料收集齐全完整,由档案人员和各室分别立卷。

3、每年将有保存价值的文件材料,按照“年度——机构——问题”和文件形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,分类准确,合理组卷。

4、立卷要做到书面材料规范,排列顺序正确,目录、页码清楚,标量确切简明,保管期限划分准确,案卷装订整齐美观。

5、各处室归档的案卷必须编制移交目录,向档案室移交,交接双方按移交目录清点核对,并履行签字手续。档案室对接帐的案卷要进行质量检查,及时登记,编目上架。

6、档案室对文书档案和其它门类档案的立卷工作进行督促检查与指导帮助。

七、档案统计制度:

1、建立、健全科学的档案统计工作,准确地反映本单位档案数量质量及其管理状况。

2、建立档案、资料、设备等实物统计工作和登记台帐,做到数字准确。

3、坚持做好档案资料统计的基础工作,做好平时原始数据登记工作,注意积累统计资料。

4、每年对全部档案资料进行全面检查,并做详细记录。

5、逐步实现统计工作完整性,统计分类标准化,统计基础工作规范化。

八、档案的开发利用

1、充分利用档案为教育教学服务。

2、查阅档案时必须保持案卷整洁,严禁涂改。

3、对档案的利用要及时登记。

九、检查与考核

1、档案工作应列入学校和各部门工作计划,并列入有关人员的职责范围及工作标准。

2、本标准由学院院长室每学年进行一次全面检查,并作为考核有关部门、有关人员的依据。

 

 

                          瑞安社区学院

00八年十月十一日

 

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